Társasházak könyvelése

A társasház pénzforgalmáról – a bankbizonylatok és a pénztárkönyvek alapján – naplófőkönyvet vezetünk. A naplófőkönyv sorszámozott tételekkel tartalmazza a társasház összes bevételét és összes kiadását költségnemenkénti bontásban részletezve.

A naplófőkönyvből az Excel függvényeinek segítségével legyűjtjük az egyes tulajdonosok befizetéseit, melyeket havi bontásban összegezünk és egy külön táblázatban „tulajdonosok befizetései” néven tárolunk. A társasház tulajdonosainak év végi egyenlegét, évközi előírásait és befizetéseit is egy Excel táblázatban gyűjtjük össze, melynek befizetési adatai zárnak a naplófőkönyvben rögzített tulajdonosi befizetésekkel. Ebben a táblázatban feltüntetésre kerülnek többek között a késedelmi kamatok, a kintlévőség behajtási költségek, amelyek ráterhelésre kerülnek az egyes nemfizető tulajdonosokra. A táblázat utolsó oszlopa tartalmazza az időszaki egyenlegeket, melyeket csoportosítunk annak függvényében, hogy hány havi közösköltséggel tartozik a tartozó tulajdonos. Ezt is egy Excel függvény gyűjti le és ez automatikusan meg is írja a későbbi körlevélbe kerülő, a tartozást vagy a túlfizetést és annak mértékét rögzítő kulcs mondatot. Három, illetve hat havi tartozás után komolyabb jogi lépések (ügyvédi felszólítás, fizetési meghagyás kibocsájtása) következnek és elindul a behajtási folyamat. Időszakonként, általában negyedévente körlevélben tájékoztatjuk a tulajdonosokat az egyenlegeikről, mely körlevelek a nemfizető tulajdonosok esetében egyúttal fizetési felszólításnak minősülnek.

Éves elszámolás és költségvetési terv

Az éves elszámolásban a naplófőkönyv bevételei és kiadásai kerülnek feltüntetésre a vagyonmérleg megjelenítése mellett. Ezt bankszámlánként, illetve a házipénztár nyitó és záró összegeinek feltüntetésével adjuk meg a különbözetek összegzése mellett. Így azonnal látszik, hogy az eltelt évben csökkent, vagy növekedett a társasház vagyona. A bankszámla kivonatok év végi, illetve év eleji összegének különbözetei meg kell, hogy egyezzenek a bevételek és a kiadások különbözetével. A kiadások tervezésénél kimutatjuk az 1 m²-re eső havi költségét az egyes kiadási tételeknek, ami megkönnyíti a költségvetési terv értelmezését és elfogadását is.

Víz- csatornadíj jogszerű megállapítása

A költségek m2-ekre (tulajdoni hányadra) történő elosztásának a víz- és csatornadíj kiszámításánál van jelentősége. Az elmúlt 20 éves munkánk alatt azt tapasztaltuk, hogy számos társasházban a fenti költségeket „ex has” módszerrel osztották el, így a vízóra nélküli tulajdonosok vagy többet, vagy pedig kevesebbet fizettek a valóságban felmerült költségeknél. Ez a mi házainkban nem fordul elő, sőt a víz- csatornadíjat az év végén felülvizsgáljuk és visszaosztjuk a túlfizetéseket vagy pótbefizetést írunk elő, ha a költségvetésben megállapított keretösszegek túllépésre kerülnek.

• Minden tulajdonos a valós költségek alapján fizeti a közös költséget.
• A vízórások nem fizetik a vízóra nélküliek vízfogyasztását.
• A vízóra nélküliek a vízfogyasztásuk arányában a valós költséget fizetik.
• Az elszámolás törvényes és jogszerű.

Összefoglalás

A tulajdonosok a számvizsgáló bizottság kontrollja mellett olyan elszámolást kapnak, amely egyszerű, átlátható és pontos információkat tartalmaz a társasház bevételeiről és kiadásairól, amely tartalmazza a társasház vagyonmérlegét is. A nemfizető tulajdonosok időszakonként fizetési felszólítást kapnak, három, illetve hathavi tartozás felhalmozását követően elindul a behajtási folyamat. A társasház pénzügyi folyamatai valósidejű, teljes kontroll alatt állnak és monitorozásra kerülnek a számvizsgáló bizottság részére. A kettős aláírás intézményének köszönhetően a tulajdonosi kör teljes kontrollt gyakorol a társasház vagyona, pénzkészletei felett!

Nagyon fontos, hogy a társasház könyvelése és az éves elszámolás a kiadások és a bevételek költségnemenkénti bontásban való megadásával valósuljanak meg a társasházi törvény vonatkozó előírásai szerint, mivel sajnos az a tapasztalatunk, hogy bírósági úton a megfelelő könyvelés és elszámolás nehezen vagy egyáltalán nem  kényszeríthető ki a közös képviselőkből. Így a közös képviselő önkéntes, jogkövető magatartása az egyetlen zálog és garancia a tulajdonosok számára arra vonatkozóan, hogy a társasház kiadásairól és bevételeiről valós és tiszta képet kapjanak.