Virtuális közgyűlések szabályozása – lehetőség vagy kockázat?

Virtuális közgyűlések szabályozása – lehetőség vagy kockázat?

A virtuális közgyűlések szabályozása sok társasházban napjainkban is aktuális kérdés. Bár az online videókonferencia megoldások évek óta rendelkezésre állnak, jogilag sokáig kérdéses volt, vajon mikor és hogyan lehet azokat a társasházi döntéshozatalban jogszerűen alkalmazni. A jogalkotó azonban 2023 tavaszán egyértelmű lépést tett az online közgyűlések szabályozása felé.

A jogi háttér: mit enged a 146/2023. (IV. 27.) Korm. rendelet?

A 146/2023. (IV. 27.) Korm. rendelet 6. §-a jelenleg is hatályban van, és kimondja:

“A társasházakról szóló 2003. évi CXXXIII. törvény szerinti közgyűlésen az érintett a jogait személyes megjelenés helyett elektronikus hírközlő eszközök igénybevételével gyakorolhatja a szervezeti és működési szabályzatban meghatározott módon.”

Ez egyértelműen felhatalmazást ad a társasházaknak, hogy az SZMSZ-ben rögzített szabályok alapján elektronikus hírközlő eszközökön keresztül – például videókonferencián – bonyolítsák le közgyűléseiket.

Mit jelent ez a gyakorlatban?

A virtuális közgyűlések szabályozása tehát nemcsak lehetséges, de kifejezetten támogatott, feltéve, hogy:

1. Az SZMSZ (szervezeti és működési szabályzat) tartalmazza az online közgyűlés lehetőségét és részletes szabályait.

2. A résztvevők rendelkeznek a szükséges technikai feltételekkel (pl. kamera, mikrofon, internetkapcsolat).

3. Az ülés lebonyolítása biztosítja a jogok gyakorlását, a döntések dokumentálhatóságát és hitelességét.

Hol húzódik a határ a lehetőség és a joghézag között?

Bár a szabályozás megengedi a virtuális közgyűlés megtartását, a gyakorlatban számos kérdés nyitott maradhat:

• Hogyan igazolható egy határozat jogszerűsége, ha nem minden tulajdonos tud részt venni technikai okokból?

• Hogyan történik a szavazások hiteles dokumentálása?

• Mi a teendő, ha egy tulajdonos utólag vitatja a közgyűlés érvényességét?

E kérdések azt mutatják, hogy bár a virtuális közgyűlések szabályozása létezik, a gyakorlati végrehajtáshoz jogi és technikai felkészültség is szükséges.

Mi a következő lépés a társasházaknak?

1. Ellenőrizni kell az SZMSZ-t, és ha abban nem szerepel az online közgyűlés lehetősége, akkor azt módosítani kell.

2. Jogi tanácsadás igénybevétele javasolt a szabályzat pontos megfogalmazásához.

3. Technikai próba szükséges minden online közgyűlés előtt.

4. Dokumentálás – a döntéseket írásban is meg kell erősíteni (pl. jegyzőkönyv, felvétel, jelenléti ív digitális változata).

Volt dokumentáltan egyetlenegy társasház is, ahol tartottak virtuális közgyűlést magyarországon?

Jelenleg nem áll rendelkezésre nyilvánosan dokumentált példa arra, hogy Magyarországon konkrét társasház virtuális közgyűlést tartott volna. Bár a 146/2023. (IV. 27.) Korm. rendelet 6. §-a lehetővé teszi az elektronikus hírközlő eszközök igénybevételét a közgyűléseken, amennyiben azt a szervezeti és működési szabályzat (SZMSZ) meghatározza, a gyakorlatban az ilyen közgyűlések megvalósítása még nem terjedt el széles körben, és nem találhatóak konkrét, dokumentált esetek.

A társasházaknak tehát lehetőségük van virtuális közgyűlések megtartására, azonban ennek gyakorlati alkalmazása még gyerekcipőben jár. A sikeres megvalósításhoz elengedhetetlen az SZMSZ megfelelő módosítása, a technikai feltételek biztosítása, valamint a jogszabályi előírások betartása.

Gyakorlati megvalósítás

1. Azonosítás: Ki van a képernyő másik oldalán?

A közös képviselő (KK) nem hatóság, de a Ptk. szerint köteles ellenőrizni a jogosultságot.
Megoldások:

• Előzetes regisztráció + okmányellenőrzés

  • A meghívóban kötött időpontban minden résztvevő küldjön fotót:

    • Személyi igazolvány (név, lakcím látható) + tulajdonlap (ingatlan-nyilvántartásból, max 30 napos).

    • A KK összeveti a társasházi nyilvántartással.

  • Alternatíva: videóhívás azonosításkor – a KK képernyőmegosztással mutatja a nyilvántartást, a tulajdonos mutatja az okmányt.

• Egyszer használatos jelszó a belépéshez (pl. e-mailben vagy SMS-ben küldve, csak regisztráltaknak).

2. Aláírás / jelenléti ív: Hogyan legyen kötözködés?

• Digitális aláírás (kézi utánzat NEM elég!)

  • Több lehetőség:

    1. Egyedi linkes visszaigazolás (pl. Google Forms, JotForm) – minden tulajdonos kap egy személyes linket, amin belép.

    2. Közvetlenül a videóhívásban írják alá (pl. Adobe Sign vagy Docusign beépítése Zoom-ba).

    3. E-mailben küldött PDF + kézzel írt aláírás szkennelve (kevésbé biztonságos, de ha nincs más).

• Jelenléti ív nyomtatása + aláírás + foto küldése (ha nincs digitális aláírás).

3. Meghatalmazások ellenőrzése

• Előzetesen elektronikus másolatot kell küldeni (meghatalmazás + meghatalmazó okmányai).

• Videóhívás alatt a meghatalmazott mutatja az eredetit (ha kérik).

• Külön nyilvántartás a meghatalmazottakról (ha sok van, Excel tábla megosztva a tulajdonosokkal).

4. Szavazás: Hogyan legyen bizonyítható és hamisíthatatlan?

• Dedikált szavazórendszer (nem csak “kézfeltartás” a Zoom-ban!):

  • VoteRemote (magyar, jogilag ellenőrzött).

  • ElectionBuddy (külföldi, de támogat többnyelvű szavazást).

  • Google Forms (korlátozottan) – csak akkor, ha mindenki regisztrált és az eredményeket nyomtatva is dokumentáljátok.

• Minden szavazathoz kötelező komment (indoklás) – így később ne lehessen vitatni.

5. Jegyzőkönyv: Hogyan legyen véglegesség?

• Videófelvétel készül (a KK bejelenti a felvételt, és csak akkor megy tovább, ha senki nem tiltakozik).

• A jegyzőkönyvet aláírják a jelenlevők digitálisan (pl. Webes aláírás magyar eID-val).

• Több példány készül (egy a KK-nál, egy a társasház elektronikus archívumában).

6. Milyen szoftverekkel működik ez?

7. Mit tegyetek, ha valaki csal?

• A KK mentse el az összes azonosító anyagot (okmányfotók, e-mailek).

• Ha kétség van, a közgyűlésen szavazzatok a részvételéről (többség dönt).

• Jogi lépés (pereskedés) csak extrém esetben, mert lassú és drága.

Konklúzió:

A legbiztonságosabb modell:

1. Előzetes azonosítás (okmányfotó + tulajdonlap).

2. Zárt, jelszóval védett videóhívás (Zoom/Teams).

3. Dedikált szavazórendszer (VoteRemote).

4. Digitális aláírás a jegyzőkönyvhez (Docusign).

Ha ezt követik, közel ugyanolyan biztonságos, mint egy személyes gyűlés, de kevesebb a veszekedés.

Összefoglalás

A virtuális közgyűlések szabályozása tehát már nem joghézag, hanem valós lehetőség. A társasházaknak – amennyiben erre tulajdonosi igény van és a tulajdonosok hajlandóak áldozni a technikai feltételek megteremtésére –  azonban aktívan kell tenniük azért, hogy élni tudjanak ezzel a lehetőséggel. A jogalkotó megnyitotta az utat – a társasházi közösségek és a közös képviselők feladata, hogy felelősen, jól előkészítve és a jogszabályok betartásával éljenek vele.